Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Kijkschoon, gevestigd aan Hoevenseweg 10, 5403 PA Uden en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88731545, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening worden verwerkt. Voor privacyvragen kan contact worden opgenomen via info@kijkschoon.nl.

Contactformulier en botbescherming

Bij een aanvraag verwerken we uw naam, contactgegevens, plaats, eventuele bedrijfsnaam en toelichting om uw vraag te beantwoorden of een offerte voor te bereiden. Voor misbruikpreventie worden tijdelijk gehashte IP-adressen met tijdstip en een teller opgeslagen. De tellerperiode is 15 minuten; bestanden worden bij periodieke opruiming verwijderd zodra ze ouder zijn dan 24 uur. Dit zijn geen marketinggegevens.

Het formulier gebruikt een functionele sessiecookie voor beveiliging en een eenmalige verzendbevestiging. Formuliergegevens worden via onze mailserver afgeleverd. De inhoud van aanvragen valt onder de bewaartermijnen voor contact en offerteaanvragen die hieronder staan beschreven.

2. Welke gegevens wij verwerken

Kijkschoon verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor normaal contact, het maken van afspraken en het uitvoeren van werkzaamheden. Denk hierbij aan:

• naam;
• adresgegevens van de locatie waar werkzaamheden plaatsvinden;
• telefoonnummer;
• e-mailadres, als dat gebruikt wordt;
• afspraak-, klant- en factuurgegevens die nodig zijn voor planning en administratie;
• foto’s of aanvullende informatie die je zelf toestuurt, bijvoorbeeld voor een prijsindicatie;
• eventuele informatie die je zelf verstrekt via WhatsApp, e-mail of telefonisch contact;
• bij gebruik van het afsprakenportaal: verificatie- en beveiligingsgegevens, zoals het gebruikte telefoonnummer, tijdstip van een verificatieverzoek, een gehashte technische identificatie en gegevens over verificatiepogingen.
• bij digitale offertes verwerken we daarnaast gegevens over de offerteweergave en het digitaal akkoord, zoals de gebruikte offerteversie, naam, e-mailadres, en functie/rol van de akkoordgever, het tijdstip, IP-adres, een globale locatie op basis van het IP-adres en technische browser-/apparaatgegevens.

3. Waarvoor deze gegevens worden gebruikt

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• het beantwoorden van vragen;
• het maken, bevestigen of verzetten van afspraken;
• het uitvoeren van overeengekomen werkzaamheden;
• administratieve afhandeling, zoals facturatie en betaling;
• het beheren van periodieke afspraken en klantrelaties;
• het veilig beschikbaar stellen van het afsprakenportaal en het voorkomen van misbruik of geautomatiseerde verzoeken.
• het digitaal beschikbaar stellen van offertes, het verloop van offertes te kunnen volgen, herinneringen te versturen en een digitaal akkoord aantoonbaar vast te leggen.

4. Grondslag voor verwerking

Kijkschoon verwerkt persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale administratie, of op basis van een gerechtvaardigd belang voor normale bedrijfsvoering en klantcontact. Wanneer toestemming juridisch vereist is, wordt die afzonderlijk gevraagd.

5. Bewaartermijn

Kijkschoon bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Daarbij worden in beginsel de volgende termijnen gebruikt:

• vragen en prijsaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• klant-, planning- en contactgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna in beginsel maximaal 24 maanden na de laatste dienstverlening of het laatste inhoudelijke contact, tenzij gegevens langer nodig zijn voor een openstaande verplichting, klacht of rechtsvordering;
• facturen en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar overeenkomstig de fiscale bewaarplicht;
• verificatiegegevens van het afsprakenportaal: een verificatiecode is 10 minuten geldig, een ingelogde sessie verloopt na 30 minuten inactiviteit en technische verificatielogboeken worden in de eigen omgeving maximaal 30 dagen bewaard.

Wanneer een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere bewaartermijn vereist, worden alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens langer bewaard.

6. Delen met derden

Persoonsgegevens worden niet verkocht of aan derden verstrekt voor hun eigen commerciële doeleinden. Voor de dienstverlening maakt Kijkschoon gebruik van een beperkt aantal externe partijen:

• Hetzner Cloud: hosting van de website en de eigen CRM-omgeving;
• BudgetSMS: verzending van eenmalige SMS-codes voor het afsprakenportaal;
• Plausible Analytics: privacyvriendelijke bezoekersstatistieken van de website;
• WhatsApp / Meta: alleen wanneer iemand ervoor kiest via WhatsApp contact op te nemen.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die voor hun dienstverlening nodig zijn. Waar een partij als verwerker voor Kijkschoon optreedt, worden passende afspraken over de verwerking gemaakt. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer Kijkschoon daartoe wettelijk verplicht is.

Bij gebruik van WhatsApp kunnen persoonsgegevens door Meta buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Op die verwerking zijn mede de privacyvoorwaarden en waarborgen van Meta van toepassing.

7. Website en cookies

De website van Kijkschoon gebruikt geen marketingcookies voor advertentiedoeleinden. Voor privacyvriendelijke bezoekersstatistieken wordt Plausible Analytics gebruikt. De hostingomgeving kan daarnaast technische loggegevens verwerken voor beveiliging, foutopsporing en de betrouwbare werking van de website. Het afsprakenportaal gebruikt uitsluitend technisch noodzakelijke sessiegegevens voor beveiligde toegang.

8. Contact via WhatsApp, telefoon of e-mail

Wanneer je contact opneemt via WhatsApp, telefoon of e-mail, gebruikt Kijkschoon de gegevens uit dat contact om je vraag te beantwoorden, een prijsindicatie of afspraak te verzorgen en de klantrelatie te beheren. Bij gebruik van WhatsApp gelden daarnaast de privacyvoorwaarden van Meta. Deel via WhatsApp bij voorkeur geen informatie die niet nodig is voor de aanvraag of uitvoering van de werkzaamheden.

9. Jouw rechten

Je hebt, voor zover de AVG dat in jouw situatie toekent, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming altijd weer intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@kijkschoon.nl. Kijkschoon kan om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om de identiteit van de verzoeker te controleren. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Kijkschoon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Het afsprakenportaal gebruikt onder meer eenmalige verificatiecodes, beperkte geldigheid, limieten op verificatiepogingen en beveiligde sessiecookies.

11. Vragen of verzoeken

Voor vragen over dit privacybeleid of een verzoek rondom jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via: